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作者:党政办公室

办公地点:开元楼204  

办公电话:0311—87935132  传真:0311—86832161
  
岗位职责

一、文件收发:收发上级文件、机要件;传真收发;发放学校红头文件。

1、接收上级文件

(1)到市委取文件;

(2)按发文单位分类登记:中央、省委、省政府、市委、市政府等;

(3)中央、省委、市委文件的办理,传阅、落实完后收回;

(4)收回的上级文件在市委规定的时间内交回市委。

2、机要件收文

(1)取机要件;

(2)登记;

(3)发给相关单位。

3、机要件发文

(1)各单位文件登记;

(2)按机要文件发文要求填写专用信封地址;

(3)到省机要局发文、交费(费用各单位自理)。

4、传真收、发文

(1)登记;

(2)按传真内容发给相关领导或部门;

(3)发文。

5、学校文件发放

(1)清点份数;

(2)在文件右上角打红色发文流水号;

(3)制作文件发放登记表;

(4)发相关单位。

二、学校行政领导的文件传阅

    1、填写文件传阅单;

    2、党政办公室主任提出拟办意见;

    3、登记传阅单号和文件内容;

    4、早晨将需传阅的文件,放在领导的办公室,下午下班时收回放到保险柜。

三、收集整理学院大事记

    1、发通知收集院内大事(校园网上、电话);

    2、按时间顺序整理;

    3、呈党政办领导阅批并划出上《年鉴》的大事记;

    4、存档。

四、学校及党政办的文件、文书档案归档

    1、清理文件、分类;

    2、按存档要求备齐文件(如请示文件,一定要有上级的批复);

    3、按存档要求分出永久、长期、短期(上级文件,本院文件);

    4、填写卷内文件目录;

    5、填写存档文件备考表。

五、组织机构代码证、法人证年检

  1、法人证年检

(1)到省事业单位登记管理局领表、了解当年年检需备材料;

(2)填写法人单位年度报告书,备齐年检材料;

(3)向省事业单位管理局报送年检表、年检材料。

   2、组织机构代码证年检

(1)在省质量技术监督局网站下载软件、注册;

(2)网上填表,备齐年检材料;

(3)到省质量技术监督局报送年检表、年检材料。

   3、日常管理

     (1)需使用单位提出申请(使用原件、复印件);

     (2)报党政办主任批准;

     (3)登记;

     (4)使用原件出石家庄市需经校长书面批准。

六、整理中央、省委、市委所发的文件,上交市委

1、收到市委清理上交文件的文件后,通知交文单位;

2、按市委文件要求,清点文件;

3、到市委上交文件。

七、会同学生处邮寄毕业生档案

   1、审查邮寄单位资格情况,确保学生档案邮寄安全;

   2、由学生处通知学生注意查收档案,未收到要及时查询;

   3、确认邮寄件数,付款。

八、组织填报每学年初高等教育基层统计报表、高等教育综合办学条件数据库快报并上报省教育厅、教育部

 1、参加统计会议;

 2、向党政办公室领导汇报会议精神,准备好学校开会的材料;

 3、组织填报单位领导、填报人开会,传达上级会议精神,布置填表工作及要求;

 4、及时检查有关单位填报数据情况,做好指导工作;

 5、收集各单位数据报,做好汇总、平衡;

 6、报党政办公室主任审阅。

 7、报分管校领导、校长审阅;

 8、报省教育厅、教育部纸质、电子报表。

工 作 标 准

      1、机要文件和各类文件的呈送和处理要及时、准确、安全、规范。

      2、对办公室的文件要及时归档和销毁。

      3、工作认真负责,耐心细致,坚持原则。

     4、保密工作符合规定,无失泄密现象。